Tumult
Wanneer de vrijwilligersploeg uit evenwicht raakt, staat ook de werking onder druk. Tumult vzw koos ervoor om niet te panikeren, maar te begrijpen en bij te sturen. Samen onderzochten we wie er instroomt, wie afhaakt en wat elke groep nodig heeft. Dat leidde tot een scherper vrijwilligersprofiel en een betere werving. Het resultaat is een ploeg die goed weet wat te doen, waarom en met wie.
Tumult vzw is een jeugdwerkorganisatie die uitsluiting van kinderen en jongeren wil tegengaan. Dit doen ze door het organiseren van jaren kampen, cursussen, inleefreizen en activiteiten voor kinderen en jongeren in een maatschappelijk kwetsbare situatie, maar ook door vormingen aan begeleiders van kinderen en jongeren in de vrije tijd. Ze zijn bijzonder sterk in het werken met jongeren met een vluchtverhaal, al willen ze nooit gereduceerd worden tot een organisatie alleen voor nieuwkomers. Hun kern blijft: ontmoeting tussen jongeren realiseren, om zo het talent voor samenleven van jongeren te versterken.
Hoewel de organisatie de voorbije jaren een stevige vrijwilligersploeg had uitgebouwd, voelde die in de praktijk minder stabiel. Er was een sterke doorstroom van deelnemers naar animatorrollen, maar het aandeel vrijwilligers met een klassiek jeugdwerkprofiel of ervaring in een jeugdbeweging, was te laag. Vorige zomers was de druk daarom te groot op sommige schouders en daardoor ging de sterkte van Tumult een beetje verloren.
En dus stapten ze naar S&L met een duidelijke vraag: hoe kunnen we onze vrijwilligersmix opnieuw in balans brengen en zo onze draagkracht weer vergroten?
Van losse symptomen naar een samenhangende strategie
Samen bekeken we alle bouwstenen van hun vrijwilligersstrategie. Het ging over visie, werving, onthaal, coaching, evaluatie en afscheid. In zes werksessies maakten we die bouwstenen helder en bruikbaar. De nadruk lag vooral op werving, ook al is een degelijke vrijwilligersstrategie nooit alleen een antwoord op je wervingsvraag.
De sessies hielden we samen met het kernteam dat we bewust breed hadden samengesteld. Parallel waren er 1 op 1 gesprekken met vrijwilligers. Dat bleek een cruciale stap. Waar professionele medewerkers soms geneigd zijn om problemen te nuanceren, spreken vrijwilligers vaak heel direct over wat wringt. Zij brachten kwesties op tafel die anders onder de radar waren gebleven. Ze benoemden verschillen in motivatie, verwachtingen die nooit uitgesproken waren en spanningen tussen referentiekaders.
Die eerlijkheid scherpte de analyse aan en hielp om voorbij de taboes te komen. Tumult had ook een studentenonderzoek lopen, met diepte-interviews bij een brede groep vrijwilligers, en dat was ook absoluut waardevolle input. De combinatie van beide gaf ons toegang tot stemmen die we anders nooit allemaal zouden horen.
“Wat ik vooral sterk vond, is dat vrijwilligers veel directer zeggen wat er echt speelt. Professionals durven al eens te nuanceren, maar vrijwilligers zetten het gewoon neer zoals het is. Dat heeft ons geholpen om een paar dingen eindelijk echt te benoemen.”
Drie doorbraken
In een vrijwilligersstrategie zijn er zeker gouden regels of algemene wijsheden, maar elk traject is ook maatwerk. Bij Tumult kristalliseerden zich drie doorbraken die hen nu toelaten de vrijwilligerswerking op eigenwijze te versterken.
1. Een scherpere vrijwilligersmix
We maakten de diversiteit in de vrijwilligersploeg expliciet. In plaats van één brede categorie zoals ‘jongeren met migratieachtergrond’, werkten we met verschillende profielen die elk andere noden hebben. Door die nuance te benoemen, kan Tumult gerichter werven, beter ondersteunen en opnieuw werken aan balans.
2. Communicatie die vertrekt vanuit motivatie
Tumult werkte met puur aanbodgerichte werving: doe mee, schrijf je in, word vrijwilliger. In de plaats daarvan krijgt de waarom van hun werk een meer centrale rol, want vrijwilligers komen omdat ze iets willen betekenen, niet omdat er een kamp openstaat. Dankzij die verschuiving wordt duidelijk welke boodschap gaat werken.
3. Een eerlijker en zelfgekozen vergoedingssysteem
Het klassieke systeem waarin hoofdanimatoren of vrijwilligers met de meeste verantwoordelijkheid de hoogste vergoeding krijgen, bleek geen match met de noden. Instappers hebben vaak de grootste financiële drempels, niet de trekkers. Tumult overweegt daarom een systeem in te voeren waarbij laat vrijwilligers zelf kiezen welke vergoeding bij hun situatie past. Dat geeft hen meer eigenaarschap en sluit beter aan bij de diverse groep waar de organisatie op bouwt.
Van strategie naar werkdocument
Waar we bij S&L vaak afronden met een PowerPoint en een kernadvies, kozen we hier bewust voor een volledig uitgeschreven document. Niet als rapport dat verdwijnt in een schuif, maar als handleiding. Per bouwsteen staat erin wat de visie is, welke keuzes zijn gemaakt, wat ieders rol is en welke interne hefbomen en middelen nodig zijn. Het actieplan dat eraan gekoppeld is, maakt de strategie concreet voor het komende jaar en geeft richting aan communicatie, aanbod, werving en ondersteuning. Op basis van onze aanbeveling kreeg één medewerker ook tijd voor vrijwilligerscoaching, aan de hand van ons actieplan.
Tumult koppelt binnen zes maanden opnieuw terug. Dan kijken we samen wat werkt, wat bijsturing vraagt en wat er intussen spontaan is gegroeid. Zo blijft de strategie een levend ding.
“Naast onze vrijwilligers, durfden ook de begeleiders van S&L ons uit te dagen. Zij stelden scherpe vragen, en drukten door als ze merkten dat we ergens meer ruimte voor moesten maken dan initieel voorzien. Jihad en Koenraad kennen onze sector, hebben een waaier aan relevante theorieën, methodieken en netwerkcontacten, maar durven vooral uitdagen - wat wij wel konden gebruiken.”
Spreekt deze case jou aan?
Dan luisteren we graag naar de specifieke noden van jouw organisatie. We komen in duo naar jouw vraag luisteren en doen een eerste voorstel. Op basis van de feedback en verdere co-creatie bezorgen we een finaal voorstel.
