Elk jaar is er weer een nieuwe groep organisaties die in Vlaanderen aan de bak mag: ze moeten beleidsplannen schrijven om subsidies te bekomen. Maar wie schrijft dat plan? Voelen de medewerkers, vrijwilligers, artiesten ook dat het ‘van hen’ is? En wat gebeurt er als je een externe procesbegeleider vraagt om jou te helpen? We leggen graag uit hoe S&L daarnaar kijkt.
Wat je zelf schrijft, doe je echt
Toen ik vroeger zelf subsidiedossiers indiende en uitvoerde, heb ik het aan den lijve ervaren: een plan uitvoeren dat je niet zelf hebt bedacht, is vaak lastig. Je vraagt je af waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Je snapt de fijne nuances niet.
Daarom hebben we bij S&L liefst dat jij de pen vasthoudt. Schrijfwerk is bij een beleidsplan vaak nog denkwerk. Terwijl je woorden geeft aan je plannen, voel je dat er nog iets niet klopt, verschuif je nog een doelstelling, schrap je toch nog die ene actie. Wanneer je later tijdens de uitvoering van je plannen botst op onverwachte hindernissen, kan je heel snel schakelen. Omdat je de achterliggende redeneringen door en door kent. Geen copywriter, consultant of AI kan dat verteerwerk vervangen.
Wat we wel altijd voorzien, is ondersteuning bij het schrijfwerk. We stellen samen met jou de inhoudstafel op en checken of al het materiaal er ligt. We voorzien minstens één grondige feedbackronde en spreken met jou al onze bedenkingen door. We zijn beschikbaar als je vastloopt op een bepaalde passage. Dat volstaat voor heel veel plannenschrijvers om hun plan echt op punt te stellen.
“Een plan uitvoeren dat je niet zelf hebt bedacht, is vaak lastig.”
Nadenken met de juiste hoofden rond de tafel
Een andere manier om eigenaarschap te verzekeren voor je beleidsplan, is de juiste blikken rond de tafel verzamelen. Je gewenste impact bepalen, keuzes maken, de consequenties daarvan doorvertalen naar heldere doelen: voor dat denkwerk willen we de juiste diversiteit aan perspectieven rond de tafel. We willen iemand die de artistieke of maatschappelijke visie bewaakt naast een zakelijke blik. Een beleidsmatige invalshoek naast een communicatiebril. Iemand van op ‘de vloer’ naast iemand uit het bestuur.
Daarom stellen we aan het begin van elk proces een kerngroep samen van 6 à 8 mensen die samen de belangrijkste voorstellen uitwerken. Een goede samenstelling van dit kernteam zorgt ervoor dat het plan later gemakkelijker gedragen wordt door het team, het bestuur en de achterban.
Toetsen vanuit de praktijk
Tenslotte mogen we de hoofdrolspelers in je verhaal niet vergeten: de mensen die al die mooie plannen in de praktijk gaan brengen. Niet al je medewerkers, laat staan je freelancers of vrijwilligers, willen mee nadenken over doelen en organisatorische keuzes. Maar die keuzes raken hen wel.
Daarom nemen we, als het kan, ook de blik van het team en de achterban mee. We stellen een plan op als een accordeon: soms denken we na met een kleine groep of zelfs maar enkele mensen. Op andere momenten trekken we het open naar een brede groep.
Zo starten we graag breed, met een zelfevaluatie of SWO(AR)T met het hele team bijvoorbeeld. Ook als we onze keuzes vertalen naar acties en indicatoren voor succes, horen we graag input van op de vloer. Gaat dit werken? En hoe dan?
Af en toe een stukje advies
We werken dus bottom-up als het kan. Maar af en toe springen we echt in de bres met advies of doen we zelf een voorzet. ‘Outside-in’ noemen we dat. Door onze ervaring bij tientallen andere organisaties, kunnen we soms sneller tot de essentie komen van een bepaald vraagstuk.
Het kan ook zijn dat er in een organisatie even een capaciteitsprobleem is, en dat we dus net iets meer moeten overnemen dan we gewoonlijk doen. Bijvoorbeeld omdat iemand ziek is uitgevallen. Ook dan proberen we jou zoveel mogelijk aan het stuur te houden.
“Door onze ervaring bij tientallen andere organisaties, kunnen we soms sneller tot de essentie komen van een bepaald vraagstuk.”
Tenslotte is het de missie van S&L om organisaties écht uit te dagen om structureel een verschil te maken. We dagen je graag uit om de lat net ietsje hoger te leggen: een hogere maatschappelijke ambitie op te nemen, zakelijk net iets innovatiever te zijn. Want we willen dat jouw investering in je plan echt rendeert. Daarom houden we je weleens een spiegel voor, en stellen we je graag enkele uitdagende vragen.
Maar het moet wel jouw plan blijven. Dat van je medewerkers. Dat van je vrijwilligers, je artiesten en/of je doelgroep. Dat bewaken we samen. Daarom eindigen we elk proces met een afrondend gesprek: wat ging goed, wat hebben we geleerd, wat is nodig om dit mooie plan uit te voeren?
Heb jij ook een plan te schrijven? Bel ons voor een vrijblijvende babbel.
